如何更好地管理时间

经常面对一大堆工作却不知如何着手去做吗?或者经常为了赶时间而忙得焦头烂额吗?

这是因为你没有管理好自己的时间,至少这是原因之一。
这是很多管理人员普遍会遇到的问题,更为糟糕的是,工作量却还在不断地增加。在最后关头,我们经常为能否在规定时间之前完成工作而紧张不安,这反过来又会影响我们的工作品质。

加强工作的条理性,可以让你做到有条不紊。

提前计划:这显然是最基础的,但是关键是要持之以恒,并要根据情况不断修正既定计划。既要制定长期计划,又要制定每天的工作表。医疗公司Baxter(India)Pvt的人力资源总监昂姆?格姆布(Ongmu Gombu)说,把要做的事情纳入日程表内,“不要让事情左右日程表”。格姆布说,在日程表上,按照优先顺序将要完成的工作列出来,将“最紧急的工作”放在最前面。提前计划可以帮助你预先规划好周期性的任务。例如,公司财务部门的管理人员可以提前为财年年底的例行工作做准备。资讯技术解决方案提供商DesignTech Systems Ltd的人力资源部副经理莫甘娜?库卡尼(Meghana Kulkarni)说,“任务完成之后,在旁边打上勾,这样你就知道还有什么工作没有做。”。

按优先顺序排列要做的工作:接到任务之后,弄清楚首先需要做什么。如果你决定不下来的话,去问你的上司。Prithvi Information Solutions Ltd运营部主管纳拉辛哈?拉奥(P.V. Narasimha Rao)说,给任务排序的另一个办法是,弄清楚“哪件事对公司的影响更大”。正确排序至关重要的步骤是,即使在时间宽裕的情况下,也要尽量把工作往前赶。如果不给自己多留一些时间,在最后一刻才开始工作,你往往会手忙脚乱,而且工作品质一般不高。

保持冷静,调整优先顺序:经常发生这样的事:你苦心设计的日程表被你无法掌控的事情彻底打乱。这时候,不要乱了方寸。保持冷静,因为神经紧张、手足无措很可能让你彻底懵掉。做几次深呼吸,先从最紧急的工作入手。如果最紧急的工作有两个,而你不知道该先做哪一个,那么用抛硬币的办法随便选一个。拉奥说,这样做,至少可以让你立刻开始向目标迈进,而不是耽误时间去琢磨哪个工作更重要。

寻求帮助或委派别人去做:如果突然出现意外情况,但所有工作必须马上完成。这时候可以向同事求助。这个办法可以减轻你的压力,帮助你把工作做得更好。Lovely Professional University人力资源主管马尼什?古普塔(Manish Gupta)说,当然,“大多数工作还是需要寻求説明的人自己来做。”这是双向的,在同事需要你的时候你也要帮对方一把。更为理想的是,在你有时间的时候,主动去帮助同事。如果你是一位主管,你可以在平时就锻炼团队成员,授权他们自己做出决断,这样,有需要的时候,你就可以依靠他们了。

了解自己的能力:有时候,为了得到主管的褒奖,我们会额外接受一些任务。虽然自告奋勇接受额外任务是一件好事情,但要注意量力而行,不要贪多。

额外接活的时候,只选择那些不会影响你日常工作品质的项目。专家表示,关键的是品质,不是数量。

如果主管经常交给你超出你职责范围的任务,和他(或她)谈一谈。孟买都市医疗公司(Metropolis Healthcare Ltd.)的人力资源总监罗素?罗萨里奥(Russell Rozario)说,如果被动地接受这些项目而不跟主管沟通你的实际情况,“就会推高他们的期望值,进而增加你的压力”。

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